« Je suis débordé(e) » : Il nous arrive à tous d’utiliser cette phrase un jour ou l’autre. Charges de travail, vie perso et imprévus, il n’est pas toujours facile de gérer son temps. Le maître mot dans ce contexte : l’organisation. Mais cette notion n’est pas innée et s’apprend. Découvrez nos 6 astuces pour mieux gérer son temps.

Planifiez votre travail

Pour bien commencer la journée, il est important de rédiger une liste de tâches. Attention : nous avons souvent tendance à trop remplir cette liste. Pour optimiser votre gestion du temps, nous vous conseillons de rédiger 5 tâches au maximum. Afin de réaliser au mieux votre travail, il est également important de savoir faire des pauses et de vous déconnecter complètement. Ainsi, vous constaterez que vos performances seront accrues dès lors que vous vous y remettrez. Vous pouvez également vous organiser sur toute une semaine. Pourquoi ne pas entrer vos missions dans votre agenda tout en réservant du temps pour les imprévus ? Vous pourrez ainsi avoir une vision plus global de votre temps disponible.

Apprenez à dire non

Il est indispensable de savoir dire non, dès lors que nous constatons un trop plein de travail. S’exprimer sur ses difficultés à cause d’un manque de temps s’avère être la clé de la réussite. En effet, être déborder peut causer du stress, potentiellement néfaste pour la santé. Si vous vous sentez surmené, n’hésitez pas à demander de l’aide et vous faire accompagner dans votre travail. On redoute parfois de l’image que l’on peut renvoyer en disant non. Pourtant, cela peut également faciliter le travail d’un manager. Accepter un projet de trop pour finalement le rendre en retard ou non abouti est potentiellement plus compliqué à gérer.

Priorisez vos tâches

Certaines tâches ne nécessitent pas un travail conséquent, contrairement à d’autres. C’est pourquoi il vous faut les lister par ordre de priorité. De cette façon, si vous n’avez pas le temps de tout faire en une journée (ce qui peut arriver), vous pourrez effectuer cette tâche le lendemain, en toute tranquillité.

Pour vous donner une idée, nous vous conseillons d’étudier la matrice d’Eisenhower, qui hiérarchise la gestion tâches en fonction de leur importance. Pour le travail urgent et non-important, vous pouvez par exemple déléguer, pour réaliser les tâches pressantes et de première nécessité.  Il s’agira ensuite de planifier le travail non-urgent mais important, et d’éliminer les tâches insignifiantes.

Des applications pour vous aider

Si vous avez toujours du mal à vous organiser malgré tout, il existe des applications faites pour vous aider dans votre organisation. En voici quelques-unes : l’application Wonderlist vous permet par exemple de gérer toutes vos tâches, et de pouvoir les partager avec vos amis, votre famille, n’importe qui. Plus connu et très efficace, Evernote est un espace de travail qui vous permet de compiler tous vos contenus sur un seul et même endroit : images, liens, fichiers, listes, des documents accessibles partout et sur n’importe quel appareil. De même, Doodle vous permet de vous connecter à votre agenda et vous permet de mieux organiser vos tâches. Toutes ses applications peuvent vous aider à ne rien oublier mais attention à ne pas en abuser. Pensez quand même à vous déconnecter.

Respirez !

Nous avons malheureusement toujours tendance à stresser dès lors que nous sommes débordés. Malheureusement, ce stress est loin d’être productif et risque d’avoir des effets néfastes sur notre santé. Pas la peine de paniquer. Il nous suffit de relativiser : il arrive à tout le monde de se sentir débordé et le travail qui ne peut être fait dans les temps sera fait de toute façon. Il est donc important de prendre le temps de souffler, lâcher du lest et prendre du temps pour soi, même quand on est débordé.

Gérez votre énergie

Il n’est pas toujours facile d’entamer un gros dossier en fin de semaine, pour la simple raison que la fatigue commence à se sentir après des journées chargées. Il est conseillé d’entamer les tâches les plus importantes et complexes en début de semaine, lorsque l’on est le plus en forme. Un cerveau reposé est toujours plus performant qu’un cerveau fatigué. Vous pouvez ensuite gérer les tâches mécaniques (reporting, archivage, rangement) pour la fin de semaine.